Informazioni ex art. 13, GDPR

Identità e contatti del titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Associazione Festival del Fundraising, con sede legale e operativa in Viale F. Corridoni 18, 47121 Forlì (FC), C.F. 92069800404 e P.IVA 0383444040400, tel. 0543.375521, e-mail festival@fundraising.it (di seguito: “l’Associazione” o “il Titolare”).

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato attraverso la compilazione del form di partecipazione e consistono in tutte le informazioni essenziali per dar corso all’organizzazione dell’evento “Nonprofitday”. Sono trattati per le seguenti finalità:

1. dar corso all’iscrizione richiesta e attività a ciò strumentali, comunicazioni propedeutiche di carattere organizzativo sull’evento, nonché conferme di accettazione di partecipazione e di strumentali alla consegna o alla distribuzione di materiale relativo all’evento (es.: servizi disponibili, programma definitivo, relazioni sull’evento, indicazioni su contenuti ed eventuali relatori e fornitori di servizi per il fundraising)
2. contatti informativi e promozionali sulle iniziative, sui progetti e attività del Titolare, sondaggi e ricerche
3. diffusione di immagini in formato video e fotografico, testimonianze e dichiarazioni, al solo fine di divulgarli al pubblico – su proprio materiale informativo, informativo, publi-redazionale, e/o sito Internet o in occasione di eventi pubblici o su media quali carta stampata e TV e altri canali di diffusione digitali e non destinati al pubblico – per far conoscere e documentare iniziative, progetti e attività istituzionali
4. esercitare, far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto proprio o di un terzo
5. eseguire analisi ed elaborazioni statistiche.

Modalità del trattamento

1. I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale aziendale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
2. Per l’esecuzione di attività di marketing diretto di cui al punto 2. del capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, il Titolare utilizza esclusivamente i dati conferiti durante la compilazione del modulo. Il numero di telefono conferito nel processo di iscrizione sarà utilizzato per gli scopi di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento” soltanto previa applicazione delle norme di cui alla legge 05/2018: se iscritto al “Registro Pubblico delle Opposizioni”, il numero di telefono non sarà utilizzato a tali fini, fatto salvo successivo consenso espresso direttamente all’Associazione. I contatti potranno, pertanto, avvenire con strumenti di comunicazione tradizionale (telefono fisso o mobile con operatore) o elettronica (e-mail, Sms).
3. Le finalità di cui al punto 3., “Finalità del trattamento” possono comportare la rielaborazione, parziale o totale, nonché l’abbinamento e l’interconnessione delle opere creative con altri materiali già disponibili al Titolare.
4. Le finalità di cui al punto 5., “Finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato (quali, esemplificativamente nome e cognome, e-mail) dalle altre informazioni rilasciate e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più ricostruibili.

Base giuridica del trattamento

In funzione delle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

1. per le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per gestire l’iscrizione e l’organizzazione dell’evento con relative comunicazioni e servizi accessori
2. per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il «legittimo interesse» (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) dell’Associazione nel disporre di contatti utili cui far conoscere le proprie attività istituzionali che possano essere di interesse per la persona. Ciò è, altresì, bilanciato dall’interesse dell’interessato a ricevere informazioni che siano di suo gradimento che ha già manifestato attraverso l’iscrizione all’evento e dalle sue aspettative di essere aggiornato su iniziative analoghe del Titolare.
3. per le finalità di cui al punto 3., “Finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 6/2014 del Working Party 29, par. III.3.1.), nonché il consenso dell’interessato (art. 6, comma 1, lettera a), GDPR)per dimostrare e far conoscere le iniziative di cultura e di incontro nel campo del fundraising
4. per le finalità di cui al punto 4. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il «legittimo interesse» (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 09 aprile 2014, n. 6 del Working Party 29, par. III.3.1.) dell’Associazione o di un terzo per esercitare, far valere e difendere i propri diritti
5. per le finalità di cui al punto 5., “Finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 6/2014 del Working Party 29, par. III.3.1.) del Titolare per valutare i prioritari interessi del mercato di riferimento cui si rivolge al fine di migliorare, integrare o modificare la gamma di servizi messi a disposizione.

Criteri della raccolta dei dati

Il carattere obbligatorio o facoltativo di conferimento dei dati è stato ponderato considerando quali obbligatori soltanto i dati per cui la loro assenza non permetterà di erogare i servizi richiesti correlati all’evento (es.: iscrizione e organizzazione, comunicazioni sull’evento).

La necessità di richiedere i dati quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” – “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, l’Associazioneha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire alla persona di iscriversi e permetterci di organizzare al meglio l’evento.

Sono, perciò, stati così classificati i dati richiesti:

Pass NonProfit

1. Nome (obbligatorio)
2. Cognome (obbligatorio)
3. E-mail di lavoro (obbligatorio)
4. Telefono (obbligatorio)
5. Data di nascita (obbligatorio, per accertare la maggiore età)
6. La provincia in cui vivi (facoltativo)
7. La tua organizzazione (obbligatorio, per verificare se si ha diritto di partecipazione)
8. Il tuo ruolo (obbligatorio, per verificare se si ha diritto di partecipazione)
9. Sei sempre alla ricerca di idee su: (facoltativo)
10. Quali fornitori del nonprofit vorresti conoscere? (facoltativo)
11. Scrivi il nome di un’azienda che vorresti conoscere (facoltativo)
12. Quali fra le nostre iniziative gradisci maggiormente? (facoltativo)

Special Pass Studenti

1. Nome (obbligatorio)
2. Cognome (obbligatorio)
3. E-mail personale (obbligatorio)
4. Telefono (obbligatorio)
5. Data di nascita (obbligatorio, per accertare la maggiore età)
6. La provincia in cui vivi (facoltativo)
7. Fai volontariato per una nonprofit? (facoltativo)
8. Quale? (facoltativo)
9. In quale Università studi? (facoltativo)
10. Sei sempre alla ricerca di idee su: (facoltativo)
11. Quali fra le nostre iniziative gradisci maggiormente? (facoltativo)

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

1. Le persone autorizzate al trattamento sono gli incaricati ai servizi Web, agli organizzatori degli eventi e rapporti istituzionali, al marketing, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.
2. I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui al punto2., “Fonte e finalità del trattamento”
3. I dati potrebbero essere anche trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali alla gestione del sito (es.: Internet Provider), e, per quanto qui non indicato, tenuti a rendere le informazioni da fornire ex art. 13, GDPR
4. Possono essere comunicati da enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, in qualità di autonomi titolari del trattamento.

Ambito di comunicazione e di diffusione dei dati

I dati personali non sono, allo stato attuale, oggetto di comunicazione. In deroga a quanto appena detto, sono comunicati a terzi, in particolare enti pubblici, organismi istituzionali, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria o laddove gli organi di controllo e giudiziari o di polizia ne impongano al Titolare la comunicazione o laddove il Titolare debba esercitare, far valere o difendere un proprio diritto o di un terzo nelle sedi competenti.

Periodo di conservazione dei dati

In funzione delle finalità di trattamento dei dati, il periodo di conservazione determinato dal Titolare è il seguente:

1. per le finalità di cui al punto 1., “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo necessario per fornire da corso all’evento e organizzarlo in tutte le sue fasi
2. per le finalità di cui al punto 2., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con la persona ed informarla sulle nostre attività, permettendo all’Associazione di proseguire, legittimamente, la propria attività di proposta formativa e di visibilità e scambio di esperienze fra professionisti del settore no-profit, fintanto che si ritiene che la persona sia interessata ai nostri servizi. Ovviamente, tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui l’interessato manifesterà la volontà di non ricevere ulteriori informazioni promozionali dal Titolare, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”. Il Titolare adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona
3. per le finalità di cui al punto 3., “Finalità del trattamento”,i dati saranno conservati fintanto che si ritiene che le testimonianze in formato immagine e dichiarativo siano di rilievo per manifestare e rappresentare le proprie iniziative al pubblico e pertinenti alle attività del Titolare. Per maggior precisazione, immagini, suoni e testimonianze saranno conservati nei nostri archivi fintanto che l’attività di comunicazione e il contesto delle riprese saranno oggettivamente significative per rappresentare gli eventi istituzionali e le nostre attività, progetti e servizi. Successivamente saranno cancellati, tramite loro distruzione e non saranno più ricostruibili, né riconducibili alle persone coinvolte
4. per le finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario allo svolgimento delle singole fasi di eventuali procedimenti giudiziari o controversie che dovessero manifestarsi fino alla conclusione dei medesimi, dunque, entro termini congrui alle tempistiche segnalate dagli organi competenti.
5. per le finalità di cui al punto 5., “Finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario alla trasformazione in forma anonima dei dati. Dopo tale procedura i dati identificativi non sono più individuabili e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento, ivi compresa la conservazione, dei dati personali avvengono su server di proprietà del titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando – se necessario – accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard prescritte dalla decisione 05/02/2010 della Commissione Europea (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale diViale F. Corridoni 18, 47121 Forlì (FC) o all’indirizzo e-mail festival@fundraising.it, l’interessato può esercitare i diritti di: accesso, rettifica, portabilità, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni promozionali, sondaggi e ricerche. In qualsiasi momento, l’interessato può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati personali possono essere comunicati.

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM)– www.garanteprivacy.it, e-mail:protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzohttps://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.